Depois de tanto tempo estudando para prestar vestibular e, logo em seguida, se esforçando com trabalhos e provas acadêmicas, o fim desse ciclo precisa ser comemorado em grande estilo. Para que os eventos sejam um sucesso e encantem amigos e familiares, é necessário contar com a ajuda de uma agência de formatura.

Entre os cuidados a serem tomados, saber escolher bem os fornecedores é essencial para que tudo ocorra da melhor maneira. É preciso encontrar serviços eficientes e fechar contrato com quem realmente tenha compromisso com prazos e entregas, além de prezar por toda a qualidade do baile de formatura, claro.

Pode até parecer divertido escolher alguns fornecedores (como bar e buffet, por exemplo), mas é uma das etapas mais desafiadoras enfrentadas pela comissão. São muitos aspectos que o formando deve levar em consideração para suprir as expectativas de todos.

Por essa razão, vamos abordar, neste post, como uma agência de formatura pode contribuir para que você encontre os melhores fornecedores. Continue a leitura!

Contribui para o bom planejamento

Já ressaltamos em outros posts como o planejamento é fundamental para a organização de qualquer evento — e para a escolha dos fornecedores, não é diferente!

Os melhores profissionais do mercado têm suas agendas cheias a longo prazo. Por essa razão, antecipar as escolhas é de suma importância para que você não tenha nenhuma “surpresinha” quando for fazer orçamentos.

Uma agência de formatura especializada em fazer vários eventos já é profissional em saber qual o melhor prazo para que tudo seja feito com tempo e objetividade. Além disso, é necessário que haja tranquilidade na avaliação dos contratos. Assim, a comissão pode discutir as melhores opções com a turma e resolver contratempos que possam surgir.

Oferece indicações

O primeiro fornecedor com o qual a comissão deve se preocupar é a agência de formaturas, certo? Com a escolha dela, pode ficar tranquilo! Ela vai fazer com que o grupo de formandos fique bem atento aos prazos, defina as mensalidades e, o melhor de tudo: faça uma excelente escolha dos outros contratados.

Afinal, as agências já têm parceiros de longa data no mercado de eventos, o que garante confiança significativa no momento de fechar o contrato. Além disso, a assessoria tem referências sobre aquela indicação que você recebeu de seus veteranos ou de algum primo que formou há pouco tempo.

Caso não consiga encontrar aquele contrato dos sonhos, pelo menos terá boas referências de uma equipe completamente profissional e com experiência de mercado.

Além disso, a agência de formatura vai contribuir para que você conheça o trabalho daquele fornecedor em detalhes. Ela já conhece o seu modo de trabalhar e vai saber com quais pessoas daquela empresa pode entrar em contato, além de conhecer bem o portfólio com os trabalhos realizados anteriormente.

Ajuda nos orçamentos

A princípio, para pessoas mais inexperientes em promover eventos, pode parecer bastante tentadora a ideia de fechar um negócio de primeira e que tenha um preço em conta.

No entanto, é necessário ter cautela, fazer mais de um orçamento para cada produto que for fechar, e também montar uma boa seleção de fornecedores para ter argumentos quando apresentar as opções para a turma analisar.

A agência de formatura contribui para que a comissão tenha mais sensatez nessa escolha, colabora durante os impasses com a turma e oferece embasamento para que todos sejam realistas quanto às necessidades.

Afinal, não basta querer o melhor e mais caro fornecedor: é necessário ter consciência de que toda a associação tem caixa suficiente e que isso não vai impactar o planejamento.

Colabora na avaliação do cardápio

Chegou o momento de escolher o melhor fornecedor de buffet. Dessa forma, é necessário avaliar as opções de cardápio para que a decisão seja bem tomada. De nada adianta uma formatura inesquecível se você não se atentar à qualidade do que será oferecido para comer e beber, não é verdade?

A agência de formatura também colabora para que essa escolha seja feita de maneira eficiente. Afinal, alimentos e bebidas são responsáveis por, aproximadamente, 50% da satisfação de formandos e convidados. Não pode haver erros!

Avalia as condições de contrato

Estar na comissão de formatura é também se preocupar com determinadas questões burocráticas. É necessário, então, ter atenção às cláusulas dos contratos dos fornecedores. Essa questão é importantíssima para que, caso algo dê errado antes ou depois dos eventos, você tenha base jurídica para contestá-los.

É a partir dos contratos que direitos e deveres são oficializados, tanto por parte do contratado, quanto por parte do contratante. Essa é a garantia de que a realização dos serviços seja feita exatamente da forma como foi estipulada. E quem tem experiência suficiente para que tudo seja analisado da maneira mais eficiente? A agência de formatura!

Estar por dentro dos mínimos detalhes daqueles documentos é muito mais do que proteção para as partes envolvidas. É a oficialização das responsabilidades, confirmando o profissionalismo de determinado fornecedor. Quando você contrata serviços sem assinar nenhum acordo, ou sem se preocupar com esses pontos, isso pode oferecer um considerável risco para o sucesso do evento.

Analisa as propostas com cuidado

Já ressaltamos sobre a importância de contar com vários orçamentos para que a escolha seja feita de maneira eficiente, certo? Desse modo, é indispensável analisar com precaução cada fornecedor envolvido. A proposta deve ser avaliada com o objetivo de conhecer o pacote de serviços oferecidos e descobrir se cabem no orçamento da turma.

A agência de formatura, além de ter experiência nessa etapa, também contribui para que você não fique com nenhuma dúvida sobre os trabalhos prestados por aquele fornecedor. Na reunião, ela vai fazer as perguntas necessárias e, caso a turma ainda apresente alguma dúvida, contribuirá para que todas as questões sejam respondidas em tempo hábil.

Uma agência de formatura é uma empresa determinante para o sucesso da contratação de bons fornecedores. A partir de todas as vantagens que uma assessoria como essa pode oferecer, você não terá nenhuma dúvida de que ela é essencial para que tudo ocorra da maneira que você e sua turma sempre sonhou!

Agora que você já sabe como uma agência pode contribuir para a escolha dos fornecedores, entre em contato conosco e vamos marcar uma conversa!

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