A principal função da comissão de formatura é organizar as celebrações que marcam o fim de um ciclo tão importante na vida dos alunos. Sendo assim, um dos desafios desse grupo é controlar a questão financeira com inteligência e responsabilidade. Com uma administração correta de recursos, todos saem ganhando, pois a turma terá condições de celebrar o momento da maneira com a qual sempre sonhou. Mas você sabe como cuidar das finanças da comissão de formatura?

Essa tarefa é essencial para o sucesso de seus eventos e requer uma atenção única. Continue a leitura e entenda!

Saiba como cuidar das finanças da comissão de formatura

A seguir, selecionamos as principais dicas para que você consiga administrar as finanças do grupo. Veja!

Atue com seriedade

A comissão de formatura deve ser vista como uma pequena empresa responsável por administrar os recursos disponíveis com seriedade. Os alunos que decidirem fazer parte desse grupo devem adotar uma posição séria para gerir as finanças.

Não existe margem para cometer pequenos desvios ou subtrair um valor para comprar algum item que fuja do planejado. Ou seja: foi definida tal quantia para a contratação de um buffet? Ela deve ser respeitada! Assim, fica mais fácil organizar as finanças da comissão de formatura.

Caso essa definição seja desviada do orçamento inicial e assuma um preço bem abaixo do projetado, a qualidade do evento pode se comprometer. Consequentemente, os alunos e seus convidados ficarão insatisfeitos com o serviço oferecido.

Defina um tesoureiro

O tesoureiro tem um papel essencial quando se trata de administrar as finanças da comissão de formatura. As principais (e imprescindíveis) virtudes do cargo são: capacidade de organização e responsabilidade.

No entanto, é necessário ressaltar que essa pessoa não pode ter poderes absolutos sobre a gestão financeira. Os demais integrantes da comissão devem fazer reuniões periódicas para acompanhar a situação monetária e como anda a arrecadação.

O tesoureiro deve, ainda, informar os inadimplentes, fazer cobranças e prestar contas para os associados sobre o processo de contratação. Percebeu a responsabilidade desse membro para o sucesso de uma gestão?

Crie uma planilha

Como dissemos, a comissão de formatura deve ser considerada uma pequena empresa. Logo, sua gestão requer uma rigorosa organização, ao passo que todas as saídas e entradas de dinheiro precisam ser registradas em planilhas, visando a um controle eficiente.

Assim, fica mais fácil projetar ações futuras e organizar as finanças da comissão de formatura. Além disso, você passa a ter uma noção dos gastos e pode evitar que a comissão termine no vermelho.

Estabeleça metas

Um dos principais objetivos da comissão de formatura é obter recursos que cubram os eventos. Para tanto, é necessário mapear todas as metas do grupo no planejamento.

Quanto será necessário para realizar todas as celebrações? Qual valor deve ser destinado à locação de espaços, às atrações, à decoração, ao buffet e aos serviços de bar? Com todas as metas preestabelecidas, torna-se mais simples planejar as ações que vão contribuir para a arrecadação desse valor.

Pesquise bem sobre todos os fornecedores

São muito comuns casos de golpes e fraudes em festas como formaturas, casamentos ou aniversários. Com o objetivo de evitar que sua cerimônia vire um baita problema, é necessário pesquisar bem sobre todos os fornecedores contratados e garantir que não prejudiquem as finanças da comissão de formatura.

Confira os históricos de atendimento, vá aos sites de reclamações ou às redes sociais e converse com outras pessoas que já utilizaram o serviço. Além disso, visite a sede das empresas e, no caso dos buffets, peça degustações para verificar a qualidade do serviço.

Em casos de dúvidas, analise se existe algum processo ou pendência jurídica. Quando o orçamento estiver muito abaixo dos preços dos concorrentes, redobre as atenções. Antes de assinar contrato, esteja 100% certo de que a companhia é idônea.

Pesquise, ainda, por pelo menos três fornecedores de cada categoria, objetivando escolher aquele com o melhor custo-benefício. Lembre-se sempre de que o menor preço nem sempre valerá mais a pena, pois a empresa também precisa apresentar a certeza de que contribuirá efetivamente com o seu evento.

Alinhe expectativas

A formatura é um momento único para todos os alunos. Dessa forma, é muito importante que todos estejam cientes sobre como a festa está sendo planejada, de maneira a evitar desentendimentos ou contratações que ultrapassem as condições do grupo.

Para tanto, para que as finanças da comissão de formatura sejam transparentes, reuniões constantemente, informe como andam os preparativos, mostre como o dinheiro está sendo gasto e, principalmente, peça a opinião de todos para que as expectativas estejam alinhadas. As principais decisões devem ser votadas e definidas pela maioria, em assembleias convocadas pela comissão.

Considere contratar uma empresa de assessoria

Uma das maneiras mais eficientes de organizar as finanças da comissão de formatura é contar com uma empresa de assessoria. A seguir, confira algumas vantagens que o cerimonial pode trazer para sua gestão.

Estabelecimento de prioridades

Com bastante antecedência, os profissionais capacitados saberão quais são as prioridades para a sua festa. Eles orientarão a escolha de um local para o evento, o padrão do buffet, as bebidas que serão servidas e o tipo de sonorização, entre outros aspectos importantes.

Logo em seguida, a equipe vai analisar os preços e verificar quais deles são compatíveis com as características da turma, priorizando aquilo realmente essencial. Caso seja necessário, ela usará toda a sua expertise para cortar o que não for muito útil e indicar serviços com preços mais baixos, qualidade e tradição no mercado.

Profissionalização de processos

Com a contratação de uma assessoria, os processos de organização do seu evento serão profissionalizados. Isso significa que você terá pessoas capacitadas ao seu lado e com as ferramentas certas para que a formatura seja bem organizada desde a fase do planejamento.

É nesse período que a assessoria ficará responsável por elaborar um projeto de acordo com o perfil da turma, dentro do orçamento previsto de arrecadação. Assim, é possível estabelecer o que será gasto em cada item — com muito cuidado e análise, para não deixar nenhum ponto importante de fora ou comprometer o sucesso do evento.

Ao ler este conteúdo, você pôde perceber o quanto as finanças da comissão de formatura merecem atenção especial e necessitam de um planejamento adequado. Além disso, contar com profissionais capacitados é essencial para que a festa seja um sucesso, sem imprevistos e com diversão garantida para todos os alunos.

Caso tenha se interessado pelo assunto, entre em contato conosco. Somos uma empresa especializada na execução de formaturas universitárias e oferecemos assessoria completa, desde o planejamento até o dia do evento!

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