Ao pesquisar por uma empresa que faça serviços relacionados aos eventos que encerram o ciclo acadêmico, certamente você já se deparou com algumas notícias sobre golpe em formatura.

Apesar de muito comuns, é possível evitá-los de maneira prática, contribuindo para que esse momento seja de tranquilidade a todos os envolvidos e que as festividades saiam dentro do que é esperado pela comissão, pela turma e pelos seus familiares.

Pensando nisso, elaboramos este post para que você saiba como é possível evitá-los, além de entender sobre a necessidade de contar com uma empresa que tenha boa reputação no mercado. Bateu a curiosidade? Continue a leitura!

O que é preciso analisar para evitar golpes de formatura?

Inicialmente, vamos entender um pouco mais sobre o que é preciso analisar para evitar golpes de formatura. A seguir, selecionamos as principais dicas. Confira!

Observe a reputação da empresa

Entender sobre a reputação da empresa é o primeiro passo para que a turma evite cair em golpe de formatura. Por meio desse entendimento os alunos saberão quais foram as festas que aquela empresa já colaborou como fornecedora, como outros clientes avaliam o histórico do negócio e quais foram os desafios já superados pela empresa.

Assim, as chances de escolher por aquela não bem-intencionada diminuem consideravelmente, contribuindo para que a festa e os outros eventos sejam do jeito que a turma sempre sonhou. Nas primeiras reuniões, também é importante que as principais dúvidas sejam esclarecidas, como: prazos, formas de planejar a arrecadação, a responsabilidade da conta na qual ficará armazenado a quantia conquistada, entre outros pontos.

Por falar em conta, também é importante que ela esteja em nome da turma. O ideal é criar um CNPJ em nome da associação. Assim, o acesso de pessoas não autorizadas ao dinheiro arrecadado também é evitado.

Obtenha referências de outros formandos

Buscar por indicação de qualquer fornecedor é o mais indicado para ter a compreensão sobre a experiência de outras turmas com aquele negócio. Essa dica é válida não apenas para a empresa de assessoria, como também para os outros contratos a serem negociados, como buffet, atrações musicais, decoração, bar de drinks etc.

Aqueles questionamentos que não ficaram muito claros por meio de suas pesquisas ou nas reuniões com os fornecedores, faça para os alunos já formados e entenda como foi todo o planejamento para a festa. Saiba sobre o cumprimento de prazos, a relação custo-benefício daquele contrato e fique por dentro de como foi a relação ao longo dos meses de parceria.

Faça pesquisas na internet

A internet poderá trabalhar como uma importante aliada para que você escolha por uma empresa que seja adequada ao que a turma busca, que tenha tradição no mercado, além de evitar que sofra golpes. Procure nas redes sociais da empresa o que outros clientes têm a dizer sobre aquele negócio. Hoje, as avaliações on-line são importantes ferramentas para entender sobre a experiência de outros usuários que você nem sequer conhece.

Também busque em sites de reclamações, como o Reclame Aqui e se informe se ocorreu algum percalço junto a outra turma de formandos. Independentemente do canal escolhido para essa análise, é preciso ponderar quais são os tipos de problemas ocorridos.

Apesar de ser importante para evitar golpes, existem problemas de relacionamentos entre fornecedor e contratante que são específicos daquela parceria. Ou seja, não é porque ocorreu determinada situação com alguma turma é que consequentemente a reputação daquela empresa é baixa ou que ela não faça um serviço de qualidade.

Por essa razão, tenha em mente que problemas de relacionamento podem ocorrer em qualquer parceria, ponderando para que isso não influencie tão diretamente nas suas escolhas.

Tenha um contrato de formatura

A principal prova de que aquela empresa é confiável e que vá cumprir com tudo o que foi combinado é o contrato. Por meio desse documento é que tanto a assessoria de formaturas quanto os alunos terão respaldo de que seus direitos e deveres estarão preservados e previamente acordados por ambos os lados.

O que deve conter em um contrato de formatura? Prazos, formas de pagamento, quem deve cuidar dos principais atributos para que os eventos aconteçam de maneira positiva e sem percalços, quais são as principais obrigações da empresa fornecedora no dia do evento, entre outros pontos importantes.

Novamente, ressaltamos sobre a importância desse documento não apenas com a empresa de assessoria, como também para qualquer outro tipo de acordo firmado pela turma para esse evento. Mesmo com a empresa auxiliando na maioria das negociações, existem aqueles fornecedores conhecidos que certamente a turma vai querer contratar por fora.

Nesses casos, o indicado é levar o contrato para os profissionais de sua assessoria, pois, eles têm expertise de mercado e entenderão quais são os principais tópicos que precisam de melhorias (caso existam) e se aquele documento está de acordo e sem duplas interpretações. Isso evita problemas futuros e faz com que todos os dados estejam definidos antes de ocorrer qualquer imprevisto.

Compare empresas

Comparar empresas também pode ser uma alternativa para que a sua escolha seja adequada! Essa etapa deve ser no momento em que você buscar por fornecedores. Faça uma lista das principais empresas existentes no mercado, avalie os prós e contras de cada uma e siga todos os passos que mencionamos ao longo deste conteúdo.

Aquela que mais atender aos requisitos preestabelecidos, que esteja alinhada com o que a turma espera, que ofertou o melhor atendimento durante as primeiras reuniões e que tem um portfólio de fazer inveja a qualquer um, certamente é a que mais dará certo para o seu projeto. Por isso, não deixe de tirar dúvidas e de saber exatamente tudo sobre os processos, sobre o planejamento, as maneiras de arrecadação e as funções principais daquele negócio.

Tenha uma comissão de formatura eficiente

A comissão de formatura será essencial para todo o processo. É esse time quem vai buscar pelos melhores fornecedores, vai entender quais são as expectativas da turma e buscar elaborar eventos que condizem com o que todos esperam. Além disso, toda a análise de contratos passa por essa turma, bem como é de responsabilidade desse grupo a busca por empresas que tenham um bom custo-benefício.

É papel da comissão, ainda, verificar a idoneidade das empresas analisadas. Por essa razão, torna-se fundamental contar com uma equipe que seja alinhada, que tenha compromisso com o que foi assumido, além de sempre buscar pelas melhores empresas do mercado. No entanto, uma dúvida comum entre os estudantes está relacionada justamente em como definir a comissão.

Inicialmente, deve-se analisar quais são as pessoas interessadas a participarem. Logo em seguida, é preciso reunir com esse grupo e apresentar qual é o papel desse time, quais são os principais afazeres, bem como deixar claro sobre a importância desse trabalho para o sucesso dos eventos.

Caso tenha sido um número muito alto de alunos, deve-se levar para a turma fazer a votação e escolher quem serão os escolhidos. Assim, você terá um time capacitado para tomar as principais decisões em relação à formatura.

Verifique a reputação da empresa junto aos fornecedores

Para que o baile seja um sucesso e os outros eventos tragam a emoção necessária aos formandos, é preciso contar com uma ampla equipe que contribuirá para esse resultado. Buffet, salão, fotógrafos, bar, bandas, entre outros fornecedores precisarão ser contratados, prezando sempre a qualidade do serviço oferecido.

Por essa razão, é indicado buscar a procedência da empresa por meio dessas pessoas. Caso você já tenha contato com esse universo, busque entender quais eventos já participaram juntos, como foi a negociação, quais foram os maiores benefícios dessa parceria etc. Assim, você vai ter a oportunidade de conferir como é a imagem dessa assessoria perante o mercado, trazendo maior confiança para a contratação.

Vá em festas oferecidas por essa assessoria

Outra estratégia muito utilizada por formandos é a de ir em festas oferecidas por essas assessorias. Assim, você terá a oportunidade de ver de perto como é o trabalho da equipe, quais são os prós daquela empresa em questão, como é a organização, além de avaliar a qualidade de outros tipos de fornecedores.

Normalmente, as empresas de formatura costumam disponibilizar convites de eventos organizados por elas. Assim, a comissão terá contato com a banda parceira, com o bar, com o buffet, além de ser a chance de conhecer também as opções de salões disponíveis em sua região.

Faça constantes reuniões e tire todas as dúvidas, sempre

Estabelecer uma boa comunicação é o ideal para que os seus eventos de formatura sejam um sucesso. Ao definir aquelas assessorias mais indicadas para o que você busca, faça reuniões, analise como é o trabalho da equipe e tire todas as dúvidas que possam surgir.

Ao analisar o contrato com algum profissional capacitado no assunto, marque aqueles pontos que podem gerar problemas ou duplas interpretações (caso existam) e não fique com nenhum questionamento. Isso será positivo até mesmo para que a turma tenha a oportunidade de passar informações mais coerentes para o restante dos alunos, o que deixa a parceria mais transparente para todos os lados.

Quais são os golpes mais comuns enfrentados pelos alunos?

Agora que você já sabe como evitar cair em golpes, chegou o momento de entendermos quais são aqueles mais comuns em nosso país. O primeiro deles é o cancelamento da festa no dia do evento, sem aviso prévio aos estudantes. No Brasil, já ocorreram casos em que os alunos, além de contarem com o prejuízo financeiro do investimento realizado, terem gastado com a ida de seus parentes de outros estados e também para a arrumação da festa, como vestidos, sapatos, entre outros itens.

Outro problema muito comum está relacionado com o fato de a empresa ter dívidas com fornecedores do mercado. No Espírito Santo, por exemplo, alunos acenderam os seus alertas quando verificaram uma alta quantia devida ao cerimonial que faria a festa, o que comprometeria o evento que seria realizado poucas semanas depois.

Além disso, deve-se sempre verificar como anda o pagamento das empresas que farão parte dos eventos. Isso porque, em alguns casos, a assessoria não transfere o valor do contrato, fazendo com que a turma fique sem a garantia de que aquelas marcas oferecerão o serviço nos dias dos eventos.

Quais as vantagens das assessorias de formatura?

No entanto, não precisa se preocupar! Caso você siga as dicas apresentadas ao longo deste conteúdo e opte por uma empresa que tenha nome no mercado, que ofereça um serviço de qualidade e um bom atendimento, a comissão pode ficar despreocupada quanto aos problemas mencionados.

Entre as vantagens de contar com uma assessoria de formatura, destaca-se a facilidade de negociação com fornecedores, a expertise de profissionais capacitados que entendem sobre o assunto, além de permitir com que todos os formandos possam aproveitar a festa como se deve: com muita curtição e ao lado das pessoas que contribuíram para que chegasse até esse momento.

Deve-se mencionar, ainda, o fato de que essas empresas compreendem qual é o cronograma mais adequado para que tudo saia dentro do esperado, permitindo ainda que toda a arrecadação seja cumprida. Isso sem falar das reuniões produtivas feitas com a comissão. A partir delas, muitas ideias podem surgir, fazendo com que as expectativas dos alunos sejam atendidas e garantindo o sucesso da festa!

Caso tenha dúvidas quanto às principais formas de arrecadação, a assessoria vai auxiliar também com ideias, com organização de eventos, além de apresentar fornecedores que vendem brindes e demais conteúdos que vão trazer um ganho a mais para o caixa. Como percebido, a turma só tende a ganhar com esse investimento, aumentando as possibilidades de que esse ciclo tão importante seja encerrado com êxito!

Neste texto, você pôde entender quais são as principais dicas para evitar golpe em formatura. Ao seguir esses passos, as chances de escolher por uma empresa que tenha boa reputação e que vá oferecer um atendimento diferenciado são muito maiores, permitindo que todos os dias de eventos sejam exatamente como a turma esperou, encerrando esse ciclo acadêmico com chave de ouro.

Deseja conhecer um pouco mais sobre uma empresa que tenha tradição no mercado e que ofereça um trabalho bem pensado e alinhado com a turma de formandos? Entre em contato com a gente e converse com alguns de nossos profissionais!

 

 

 

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