Você e sua turma firmaram o compromisso para realizarem o sonho da festa de formatura. Muito além da realidade financeira de cada um dos integrantes, saber como se organizar para manter pagamentos não é uma tarefa fácil.

É necessário um planejamento de médio prazo e organizar as contas na ponta do lápis para que tudo saia dentro do planejado e o sucesso do evento seja garantido.

Entre os maiores problemas enfrentados pelos fundos de formatura está a inadimplência. A baixa arrecadação inicial acaba forçando o fechamento de contratos sem nem mesmo explorar todo o potencial do fundo. Muitas vezes a comissão fecha determinadas atrações ou locais e, quando as pessoas finalizam os pagamentos, percebem que poderiam ser contratadas outras possibilidades.

Pensando nisso, neste post elaboramos algumas dicas para que você entenda como se organizar para manter pagamentos em dia. Acompanhe!

Sistema de gestão

Algo que pode facilitar muito o dia a dia dos formandos está relacionado aos sistemas internos de gestão dos fundos de formatura. Você sabe o que é isso? É um sistema que controla todos os pagamentos do formando, o que significa que os boletos podem ser disponibilizados nele.

Antes, muitas pessoas não se arriscavam a entrar na comissão pela dor de cabeça que a parte financeira provoca em todos. Realmente não é uma tarefa fácil administrar o dinheiro de outras pessoas, muito menos quando se trata de um dinheiro destinado a um grande sonho.

No entanto, o sistema de gestão veio para facilitar demais a vida: ele emite boletos, realiza cálculos de arrecadação, além de outras vantagens.

Notificações por e-mail

Já pensou se a comissão de formatura tivesse que trabalhar como uma espécie de babá, tendo que lembrar mensalmente todos os associados de pagar os boletos para que os prazos com fornecedores sejam cumpridos? Péssimo, não?

Para que isso não ocorra, já existem empresas que trabalham com a possibilidade de disponibilizar os boletos por e-mail, além de notificar sobre novidades, notícias e outros interesses dos alunos.

É como se o aluno assinasse uma newsletter. A partir disso, a empresa aquece o formando para o grande dia, mas, ao mesmo tempo, cumpre sua missão de deixá-lo engajado e entusiasmado com o projeto.

Organização estratégica da comissão de formatura

Quem decide entrar na comissão de formatura deve ter a consciência de que ela funciona como uma pequena empresa. Dessa forma, deve ser administrada com seriedade e os seus membros devem ter uma visão estratégica em relação aos recursos e seu funcionamento.

Assim, os alunos que aceitarem esse desafio devem adotar uma postura séria na gestão desses recursos e saber se organizar para manter pagamentos. Em outras palavras, não existe margem para fugir do planejamento definido. Nada de subtrair determinado valor objetivando comprar algo que não estava no escopo.

Operação na conta do banco e criação de relatórios

A comissão, com o objetivo de manter o dinheiro arrecadado em segurança, deve ter uma conta própria e, se possível, até mesmo um CNPJ em nome da associação. Além disso, é interessante informar os alunos mensalmente a quantia que há em caixa, os gastos do mês e o que ainda falta para que tudo seja cumprido conforme o planejamento inicial.

Como você pôde perceber, é possível se organizar para manter pagamentos de uma maneira prática e que garanta a segurança do dinheiro de toda a turma, resguardando a própria comissão. Dessa forma, o grande dia será a também a recompensa por todos esses anos de planejamento árduo e muito trabalho.

O que achou deste conteúdo? Se deseja entender mais como funcionam empresas que organizam formaturas para ajudá-los nesse processo, leia esse nosso outro artigo sobre o assunto e fique por dentro!

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